O efektywnym zarządzaniu czasem warto pamiętać zawsze, jednak w obecnej sytuacji wywołanej pandemią, która w sferze zawodowej skutkuje w wielu sektorach zmianą organizacji i miejsca pracy – ze stacjonarnej na zdalną, tematyka planowania i organizacji czasu zdaje się mieć szczególne znaczenie. Dla wielu osób Home Office stanowi nadal wyzwanie, także w kwestii efektywnego zarządzania czasem i konsekwencji w działaniu. O tym, jak zarządzać czasem i organizować sobie pracę w sposób efektywny w niniejszym artykule. Zapraszam do lektury.
Metody zarządzania czasem – planowanie i organizacja czasu
Opisane poniżej reguły w sposób praktyczny pokazują, za pomocą jakich prostych sposobów można efektywnie zarządzać swoim czasem, planować zadania i organizować czas z uwzględnieniem jego różnych aspektów i sfer życia. Nie każda z nich będzie miała zastosowanie w każdej sytuacji, dlatego warto im się bliżej przyjrzeć i selekcjonować je pod kątem przydatności dla danej osoby i danego obszaru życia.
Reguła “60:40”
Planuj jedynie 60% swojego czasu. Zostawiasz sobie takim sposobem 40% na wszelkie niespodziewane okoliczności, które często się zdarzają i wówczas powodują u nas stres. A jeśli nie nastąpią? To masz czas dla siebie.
Reguła “Złota Godzina”
Wyznacz czas, kiedy blokujesz dostęp do siebie – mentalnie i fizycznie. Niech nikt nie absorbuje Twojej uwagi. Czas, kiedy nie można się z Tobą skontaktować mailowo, telefonicznie, osobiście. Znikasz też z Facebooka i uwalniasz się od wszelkich powiadomień. Skupiasz się wówczas na wykonywaniu swoich zadań bez zbędnego rozpraszania się.
“Reguła Piły”
Zauważ, że jeśli ciągle przerywasz sobie wykonywanie jednego zadania, powodujesz, że Twoja efektywność w jego realizacji spada. Koniec końców wykonanie zadania zajmuje Ci dużo więcej czasu, niż gdybyś zrobił je na przykład podczas Twojej złotej godziny pracy i nikt by Ci nie przeszkadzał.
“Prawo Parkinsona”
Planowanie oznacza określenie ram czasowych w harmonogramie – unikamy wtedy działania prawa Parkinsona. Wyobraź sobie, że sobotę uczyniłeś dniem sprzątania mieszkania. Mówi się jednak, że Twoja praca rozszerza się tak, aby wypełniać cały czas dostępny na jej ukończenie. Jednak ciekawe jest to, że to wcale nie oznacza, że całą sobotę będziesz sprzątać – a jedynie to, że przez całą sobotę będziesz myśleć o sprzątaniu, o tym, że powinieneś przekładać chwilę sprzątania na możliwie ostatni moment. A w niedzielę będziesz tak zmęczony, jakbyś faktycznie całą sobotę sprzątał. Sprzątanie w sobotę od 12:00 do 14:00 brzmi lepiej?
System ustalania priorytetów ABC
A – zadania, które musisz wykonać.
B – zadania, które powinieneś wykonać.
C – zadania, które możesz wykonać, ale dopiero po ukończeniu A i B.
Zarządzanie czasem – posegreguj działania pod kątem ich ważności i pilności
Jest to bardzo prosta technika ułatwiająca rozplanowanie czasu. Zgodnie z jej założeniami wszystkie zadania mogą być przypisane do jednej z 4 kategorii:
- ważne i pilne;
- ważne, ale niepilne;
- mało ważne, ale pilne;
- mało ważne i niepilne.
Najważniejsza do zapamiętania jest zasada, że nie można sobie wmówić, iż wszystko jest ważne i pilne. Taki status powinny mieć tylko naprawdę wyjątkowe, niespodziewane zadania. Więcej myślenia, mniej działania. Każdy ustala priorytety wg własnych miar. Coś, co jest ważne dla jednych, jest nieistotne dla innych – tutaj regułą jest nasza indywidualność (potrzeb, wartości, oczekiwań, możliwości). A w momencie, gdy okaże się, że dana rzecz jest mało ważna i niekoniecznie pilna, można po prostu ją pominąć i nie tracić na nią czasu. Nie wszystko jest warte naszej uwagi. Inne zadania można rozłożyć w czasie lub delegować.
Aby zyskać duży stopień efektywności w działaniu, warto planować każdy dzień – rano lub wieczorem. Aby dzień pracy był efektywny, należy go zaplanować w oparciu o wiedzę, co jest ważne, z uwzględnieniem ustalonych terminów i zgodnie z posiadanymi możliwościami czasowymi i fizycznymi. Z pewnością w ten sposób podniesiemy naszą efektywność. Tutaj przydatna może być metoda TRZOS:
T – Terminy zadań spisać
R – Ramy czasowe uwzględnić
Z – Zaplanować rezerwy czasu
O – Ograniczyć inne działania
S – Skontrolować rezultaty
Efektywne zarządzanie czasem – czy potrafię to robić?
Skuteczne planowanie i organizowanie sobie czasu – z uwzględnieniem zarówno obowiązków, jak i przyjemności, nie jest może zbyt łatwe, ale warto podjąć próby zmierzające do bardziej efektywnych działań.
Aby sprawdzić poziom własnej skuteczności, można na początek posłużyć się prostym ćwiczeniem: na okręgu zaznacz, ile czasu faktycznie poświęcasz na: sen, związek i rodzinę, szkołę/pracę, sport i hobby, rozwój osobisty, posiłki i higienę, telewizor/komputer, media społecznościowe. I jak, jesteś zadowolony z tych proporcji? Jeśli nie, to na drugim okręgu rozpisz jeszcze raz powyższe obszary w takim wymiarze czasowym, jak chciałbyś, żeby to wyglądało w Twoim życiu. Następnie zastanów się, jakie działania możesz/powinieneś podjąć, aby uzyskać pożądane rezultaty. W podobny sposób możesz sobie zwizualizować organizację czasu w pracy (z uwzględnieniem poszczególnych zadań).
Jak zarządzać czasem i projektem? O tym warto pamiętać!
Na koniec jeszcze kilka przydatnych wskazówek dotyczących efektywnego zarządzania czasem.
Porada 1: Efektywnie zarządzaj czasem, dzieląc zadania na podzadania
Duże problemy warto podzielić na kilka mniejszych i zająć się nimi osobno. W ten sposób o wiele łatwiej jest pokonać opór przed skomplikowanymi zadaniami, których z pozoru „nie da się ogarnąć”. Dzięki temu łatwiejsze jest także planowanie czasu potrzebnego na wykonanie określonych zadań, śledzenie postępów czy bieżące zarządzanie (w tym modyfikowanie). Przed przystąpieniem do jakiegoś nowego/trudnego działania warto się zastanowić, co może pójść nie tak. Jest to przydatne wówczas, gdy natrafimy na jakieś trudności, aby się nie zrażać, tylko sięgnąć po „koło ratunkowe” (w postaci osoby, pomocy, stron internetowych), dzięki czemu zwiększymy szansę osiągnięcia wyznaczonego celu. Pamiętaj, że do tego celu może prowadzić wiele rozwiązań – warto się na nich koncentrować.
Porada 2: Dobrze przemyśl sens swoich działań
Pomysły są ważne, ale bez konkretów pozostają niczym. Zanim zaczniesz je realizować, zastanów się nad ich wartościowością, użytecznością itp. Po wstępnej ewaluacji - także krytycznej, może okazać się, że stwierdzisz, iż szkoda czasu na to przedsięwzięcie i poświęcisz go na realizację innych celów.
Porada 3: Zaoszczędź czas – postaw na konkrety
Doprecyzuj zadania, ich zakres i czas wykonania. Dużo efektywniej pracuje się na konkretach, łatwiej wtedy także o bieżącą analizę postępów. Pamiętaj także w przypadku pojawienia się trudności, aby skupić się bardziej na analizie przyczyn problemu, a nie sposobów jego naprawy – bo te bez znajomości przyczyn często okazują się nietrafne.
Zarządzanie czasem – podsumowanie
Podsumowując, umiejętność efektywnego zarządzania swoim czasem jest bardzo ważna, pozwala nam zaoszczędzić czas i zwiększyć jakość wykonywanych zadań. Jest to umiejętność, którą można rozwijać, do czego zachęcam szczególnie w dobie pracy i nauki zdalnej wywołanej pandemią, która stała się naszą codziennością. Wszystkich zainteresowanych tematem i potrzebujących indywidualnych wskazówek zapraszam do konsultacji ze specjalistami Avigon.pl.
Zapraszamy na profil autora na avigon.pl mgr Monika Sroka-Ossowska
